Timpul este unul dintre cei mai stresanți factori din prezentul pe care îl trăim. Lupta dintre timp și multele task-uri pe care fiecare dintre noi trebuie să le ducă la îndeplinire este o problemă comună cu o rezolvare mai simplă decât problema în sine. Așa că, urmând metoda „Timeboxing-ului”, pe care o practică nume mari precum Bill Gates și Cal Newport, putem fi mereu cu un pas înaintea timpului!
Timeboxing-ul este metoda în care îți setezi un anumit timp de lucru pentru fiecare task pe care trebuie să-l faci. Această metodă e eficientă pentru că te ajută să te concentrezi pe ce ai de făcut, nu pe modul în care o faci. Această limitare a timpului te ajută să nu irosești nicio secundă din timpul acordat îndeplinirii sarcinii. Astfel că, notându-ți ce ai de făcut în următoarea zi, pas cu pas și estimând cât timp ți-ar lua fiecare task în parte, poți ajunge să economisești cu mult mai mult timp decât ți-ai putea imagina!
Totuși, pentru a aplica această metodă, trebuie, în primul rând, să învățăm să aproximăm timpul! „Planning fallacy” este tendința oamenilor de a aprecia perioada de timp necesară unui task într-un mod optimist, deoarece mintea noastă aproximează timpul în cazurile în care totul s-ar desfășura perfect, fără să ia în calcul posibilele situații neprevăzute. Pentru a ne perfecționa capacitatea de estimare a timpului, cel mai bine este să cronometrăm cât ne ia să ducem la îndeplinire o activitate, ca apoi, să putem observa discrepanța dintre estimarea făcută de noi și timpul necesar pentru îndeplinirea activității, metodă prin care mintea noastră se specializează în aproximarea timpului!
În plus, este recomandat să împărțim fiecare task mare în sub-task-uri mai mici, pentru a aproxima mai bine timpul de lucru necesar și pentru a fi mai organizați și mai eficienți. Este mereu mai ușor să-ți dai seama cât o să dureze un mic task, bine structurat, decât tot task-ul mare în sine.
Altă problemă care stă în calea eficienței Timeboxing-ului este atunci când suntem întrerupți din munca noastră. Deci cum putem face față lucrurilor neașteptate care ne întrerup concentrarea asupra task-ului nostru? Ei bine, așa cum a spus Dwight D. Eisenhower, fost președinte al SUA: „Plănuitul reprezintă totul, planurile nu reprezintă nimic!” („Planning is everything, plans are nothing!”). Este important modul în care ne planificăm task-urile, nu planurile pe care le facem. Așa că, atunci când cineva sau ceva te întrerupe, cel mai bun mod de a te reconecta la treabă este să-ți revizuiești task-ul, sau chiar să-ți rezervi câteva minute în program pentru situații neașteptate.
Cu toate acestea, este foarte important să nu ne descurajăm dacă nu putem urma fiecare subpunct al planului nostru. Viața este foarte imprevizibilă în unele momente, însă asta nu înseamnă că metoda Timeboxing-ului este ineficientă. Nicio metodă nu funcționează 100% în orice situație, dar ne putem da toată silința să ne adaptăm în orice situație neprevăzută! Așa că, la finalul fiecărei zile, putem încerca să ne dăm seama ce nu a mers conform planului, ca a doua zi să luăm în calcul acele impedimente, atunci când ne planificăm programul, asta dacă nu au reprezentat doar o inconveniență de moment care nu se va mai repeta în viitor.
Într-un final, cea mai mare greșeală pe care o putem face folosind această tehnică este să ne supraîncărcăm ziua cu multe activități care necesită concentrare și creativitate. Trebuie să ne amintim că nu suntem niște roboți ușor de programat, ci oameni care au nevoie și de odihnă. Așa că, deși mereu am susținut zicala: „Nu lăsa pe mâine ce poți face azi!” este bine să ne conștientizăm limitele și să ne oferim un timp de răgaz pentru noi înșine, așa cum au punctat și autorii cărții „The 4 Disciplines of Execution”: „cu atât încerci să faci mai multe, cu atât vei reuși să realizezi mai puține” („The more you try to do, the less you actually accomplish”).
Toată lumea rostește măcar o dată în viață propoziția „Nu am timp!”, fără a conștientiza că o organizare bine pusă la punct nu mai lasă loc acestei expresii în viața ta! Timpul este o resursă poate chiar mai importantă decât banii, pentru că banii irosiți pot fi recuperați, dar timpul nu! Având fraza precedentă în minte, nu pot decât să sper că odată cu timpul, oamenii vor începe să aprecieze lucrurile cu adevărat importante în viață.